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AUXERRE

Le Centre Communal d’Action Sociale

de la Ville d’Auxerre (Yonne) recrute :

 

Un/Une assistant(e) de direction

 

Catégorie B – recrutement par voie statutaire (rédacteur) ou contractuelle

Poste à 0.8 ETP

 

Le CCAS est intégré à la Direction de la cohésion sociale et de la solidarité qui regroupe :

  • Le Centre Communal d’Action Sociale de la Ville d’Auxerre
  • Le service quartier Citoyenneté de la Ville d’Auxerre (équipements de quartier, démocratie de proximité,  correspondants de nuit)
  • La mission politique de la Ville assurée par la Communauté de l’Auxerrois

Cette Direction comprend 75 agents.

Description du poste 

  • Apporter une aide permanente au Directeur de la cohésion sociale et de la solidarité (Directeur du CCAS) en matière d’organisation personnelle, gestion, communication, accueil, classement et suivi de dossiers. 
  • Favoriser  la transmission de l’information et la transversalité entre les différents services et établissements de la Direction
  • Assurer le secrétariat de la mission politique de la Ville (à hauteur de 0.3 ETP)

 

Missions principales

1/  Pour la mission d’assistant(e) auprès du Directeur

- Organisation de la vie professionnelle du Directeur :

  • organisation de l’agenda
  • prise de rendez-vous
  • transmission des messages et rappel des informations importantes
  • organisation des réunions internes et externes et préparation des dossiers
  • classement des dossiers
  • gestion de la messagerie électronique

-   Assurer des taches de secrétariat :

  • Mise en forme de documents administratifs (lettres, notes, tableaux, supports de communications, projets de délibérations,…) rédigés ou demandés par le Directeur
  • Rédaction d’invitations
  • Gestion et contrôle des parapheurs émanant des différents services

- Accueil téléphonique et physique de la Direction :

  • Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
  • Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers électroniques

- Participation aux réunions de direction et rédaction de compte rendu détaillé

- Centralisation des dates de congés des cadres de la Direction

-  Transmission d’informations aux différents services et établissements de la Direction

2/ Pour le secrétariat de la mission politique de la Ville 

  • Réception, contrôle de la complétude des dossiers de demande de subvention et des bilans (70 environ par an) et relance si besoin des porteurs
  • Elaborations de courriers et de convention de financement
  • Compte rendu des différentes réunions (comité technique, pilotage,...) et des réunions internes de service
  • Saisie des tableaux de suivi
  • mise en forme de documents (appels à projet, supports pour la programmation
  • Organisation et gestion des invitations aux différentes réunions (calage des dates, collation, gestion des repas) avec les porteurs et les financeurs
  • suivi des agendas

Profil recherché 

1/ Compétences techniques

  •  avoir des qualités relationnelles affirmées et une bonne capacité d’organisation
  • savoir recueillir des informations pertinentes
  • maîtriser les écrits administratifs et l’utilisation de la bureautique
  • savoir respecter les délais réglementaires
  • prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement de la Direction

2/ Connaissances :

  • Connaître les procédures administratives- Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales

3/ Qualités :

  • Diplomatie- Discrétion - Rigueur- Réactivité- Sens du travail en équipe- Sens du service public- Autonomie- Capacités de synthèse et d’adaptation
  • De formation BTS assistant de direction ou équivalent, ayant une expérience similaire de 3 ans minimum.

 

Rémunération

  • Statutaire + régime indemnitaire + prime fin d’année
  • Poste à 0.8 ETP

 

Adresser votre candidature jusqu’au 9 décembre 2019 à :

Monsieur le Directeur de la cohésion sociale et de la solidarité

CCAS

24 rue Paul Armandot- BP 331- 89005 Auxerre cedex.

Uniquement par courriel à l’adresse mail suivante : rh@ccas-auxerre.com

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Assistant(e) de direction

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